Podpis v emailu Vás reprezentuje

Emailová komunikace doslova vytlačila jak klasickou písemnou, tak i komunikaci telefonní. Je běžným standardem jak v rámci soukromé komunikace, tak i v rámci té obchodní. S ohledem na typ sdělení by měla být vždy volena i forma. Dále je dobré nezapomínat na podpis v emailu. O co jde, co by měl obsahovat a jak ho nastavit?

Jak by měl vypadat ideální podpis v emailu?

Co by měl takový podpis v emailu nejlépe obsahovat? Začněme tím, že jeho součástí by mělo být jméno a příjmení toho, kdo email píše. Pokud jde o firemní komunikaci, určitě je dobré přidat identifikační údaje o firmě. Tedy konkrétní IČ a také fakturační adresu. Dále je vhodné přidat i telefonní kontakt, který se hodí, když je třeba něco vyřešit rychle a akutně. Mnoho lidí do podpisu vkládá i svou emailovou adresu. To je však celkem zbytečné, jelikož právě z ní daný email přichází.

Proč podpis v emailu používat?

Primárně proto, že díky tomu ušetříte mnoho času. Pokud píšete email maximálně jednou za týden, tak se dá očekávat, že vypsat jednoduchý podpis není zase až takový problém. Když jde o pracovní komunikaci, kdy denně odesíláte desítky emailů, může daný přednastavený podpis ušetřit opravdu mnoho práce a zcela logicky dokáže ušetřit i velké množství času. Jednou se nastaví a potom není nutné se o cokoliv starat.

Jak a kde ho nastavit?

Zde záleží hlavně na tom, jakého emailového klienta používáte. Nejčastější je klasické rozhraní Seznamu, může to být také Gmail, nebo programy typu Outlook, nebo Thunderbird. Ve všech případech hledejte danou možnost v nastavení, kdy by měla být kolonka určené k tomu, že si zde vytvoříte podpis. Ten vepíšete do daného políčka, a následně se nemusíte o nic starat. Při každém psaní mailu dojde k tomu, že se zcela automaticky přiřadí. U některých emailových klientů je možné zvolit i to, kde přesně se zobrazí.