Zvládne se multitasking bez ztráty výkonu?

Psaní e-mailu při telefonátu a odpovídání na zprávy během porady vypadá jako schopnost. Většina lidí ale ve skutečnosti rychle přepíná mezi úkoly, a každý přechod něco stojí. Výsledkem bývají chyby a pocit únavy bez viditelného pokroku. Níže projdeme nejčastější omyly o multitaskingu a ukážeme, kdy souběh úkolů funguje, a kdy raději zpomalit.

Omyl: dělám víc věcí naráz

U úkolů, které vyžadují přemýšlení, mozek nepracuje paralelně, ale střídá se. Při psaní textu a čtení e-mailu přepínáte pozornost sem a tam. Každé přepnutí zabere chvíli, než se do původní věci znovu ponoříte.

Výjimkou jsou činnosti, které jsou zautomatizované. Chůze a hovor, skládání prádla a poslech podcastu fungují, protože jedna z činností nepotřebuje pozornost. Potíže vznikají, když se kříží dvě úlohy vyžadující soustředění.

Proto při složitém úkolu neplatí, že víc oken znamená víc výkonu. Jedno okno a vypnuté oznámení zpravidla vedou k rychlejšímu dokončení. Zkuste to u příštího důležitého textu.

Omyl: přepínání nic nestojí

Cena přepnutí je skrytá. Po přerušení se musíte zorientovat, vzpomenout si, kde jste skončili, a znovu navázat myšlenku. Čím složitější práce, tím delší návrat.

Častá přerušení také zvyšují množství chyb. Přehlédnete překlep, zapomenete přílohu nebo odešlete zprávu nesprávné osobě. Malé omyly se pak opravují déle než samotná práce.

Zkuste krátký test: zapište si, kolikrát za hodinu se necháte vyrušit. Počet často překvapí. Už samotné uvědomění ho snižuje.

Omyl: dobrý pracovník zvládne všechno najednou

Schopnost soustředění není měřítkem zdatnosti, ale návykem. Lidé, kteří působí, že dělají všechno najednou, mívají nejčastěji dobrý systém a pevné bloky práce. Obvykle odpovídají na zprávy ve vyhrazených časech.

Očekávání okamžité reakce posiluje tlak na multitasking. Pokud kolegové čekají odpověď do pěti minut, těžko se soustředíte. Domluvte v týmu, jak rychle se odpovídá na jaké kanály.

Vedoucí by měli ukázat příklad. Když šéf píše o půlnoci a čeká odezvu, tým se bude snažit být neustále dostupný. Jasné pravidlo zlepší výkon celého týmu.

Kdy souběh úkolů funguje

Dobře se kombinují jednoduché činnosti. Třídění pošty při čekání na stažení souboru, příprava kávy při přemýšlení nad plánem nebo telefonát při procházce. Společné mají to, že jedna z činností běží automaticky.

Také úkoly, které mají čekací dobu, se skloubit dají. Zadáte výpočet nebo export a mezitím vyřídíte menší věc. Hlavně nezačínejte nový velký úkol, který přeruší původní.

Za souběh se nepočítá poslech porady při práci na jiném úkolu. Pozornost se dělí a oba úkoly trpí. Pokud je porada nevyhnutelná, nebuďte u ní napůl.

Jak pracovat soustředěněji

1. Vyberte si jednu hlavní věc na dopoledne a ostatní odložte.
2. Vypněte oznámení v telefonu i počítači na dobu bloku.
3. Pracujte v blocích třiceti až devadesáti minut s krátkou přestávkou.
4. Poznamenávejte si nápady, které vás vyruší, a řešte je později.
5. Poštu čtěte ve dvou až třech pevných časech za den.

Délku bloku přizpůsobte sobě. Někomu stačí půlhodina, jiný vydrží déle. Důležité je dodržet, že během bloku děláte jen jednu věc.

Co s přerušením, které nelze odmítnout

Přerušení se nedá vyloučit, ale zmírnit ano. Než odejdete, napište si jednu větu, kde jste skončili a co bude další krok. Návrat pak trvá méně času.

Pokud vás kolega vyruší, zeptejte se, zda to nepočká deset minut. Většina věcí počkat může. Domluvte si dobu, kdy jste dostupní bez omezení.

V kanceláři pomáhají sluchátka nebo cedulka s textem „soustředím se do jedenácti“. Týmy, které takový signál respektují, si vzájemně šetří čas. Nastavte pravidla společně.

Zdroje

• Česká psychologická společnost
• Národní ústav duševního zdraví