Klient neplatí fakturu? Čekání nepomáhá, upomínka ano

Klient po splatnosti mlčí a vy váháte, jestli se ozvat, nebo ještě počkat. Ozvěte se hned, nejlépe první pracovní den po termínu a písemně. Většina živnostníků nepřichází o peníze kvůli špatné faktuře, ale kvůli otálení a mýtům o tom, co je slušné. Níže najdete šest nejčastějších omylů, rozdíl mezi dojmem a skutečností a odpovědi na otázky, které se kolem neplacených faktur opakují. Vše platí obecně, u sporné částky se vyplatí krátká konzultace s právníkem.

Upomínka vztah s klientem nezničí

Mnoho lidí odkládá první upomínku ze strachu, že klienta urazí. Zapomnětlivý klient ale často jen přehlédl e-mail s fakturou. Zdvořilé připomenutí s číslem faktury, částkou a novým termínem to obvykle vyřeší do několika dnů. Mlčení naopak naučí klienta, že termíny nejsou závazné.

Upomínku pište věcně a bez výčitek. Uveďte, že splatnost uplynula, a připojte fakturu znovu. Stanovte lhůtu, třeba sedm dní, ať máte jasný bod, ke kterému se vrátíte.

Při opakovaném zpoždění u stejného klienta upravte podmínky. Zkraťte splatnost nebo žádejte zálohu předem. Dobrý klient to pochopí a ten, kdo ne, vám ukáže, jak s ním počítat.

Úrok z prodlení vzniká ze zákona

Častý omyl říká, že úrok z prodlení lze účtovat jen tehdy, když je předem ve smlouvě. Ve skutečnosti vzniká dlužníkovi ze zákona, jakmile je s platbou pozadu. Pokud se strany nedohodly jinak, výši určuje nařízení vlády, které se mění, proto ji před výpočtem ověřte.

Smluvní úrok může být jiný, ale přehnaně vysoký ho soud může omezit. Domluvte si tedy rozumnou sazbu, ne symbolickou ani lichevní. Počítá se za každý den prodlení z dlužné částky.

U malých částek se někdy vyplatí úrok nevymáhat a použít ho jako argument při vyjednávání. Uveďte ho v upomínce jako informaci. Rozhodnutí je na vás, nárok trvá do promlčení.

Promlčení: kdy ho opravdu hlídat

Obecná promlčecí doba činí podle občanského zákoníku u většiny pohledávek tři roky. Počítá se od chvíle, kdy mohl být nárok poprvé uplatněn, tedy zpravidla po splatnosti. Pohledávka nezmizí, jen může dlužník vznést námitku promlčení.

Obyčejná upomínka promlčení nezastaví. Doba se přerušuje například uznáním dluhu dlužníkem nebo uplatněním práva u soudu. Uznání dluhu proto vždy získávejte písemně, třeba e-mailem se souhlasem se splátkovým kalendářem.

Konec lhůty si zapište do kalendáře u každé větší pohledávky. Tři roky utečou rychleji, než se zdá, zvlášť když čekáte na slib klienta. U zvláštních druhů pohledávek ověřte lhůtu u právníka.

Telefonát nestačí, potřebujete stopu

Dohoda po telefonu je pro dlužníka příjemná a pro vás neprokazatelná. V případě sporu stojí tvrzení proti tvrzení. Po každém rozhovoru proto pošlete krátký e-mail se shrnutím, co bylo domluveno.

Sbírejte doklady: smlouvu nebo objednávku, předávací protokol, fakturu s datem odeslání a veškerou korespondenci. Důležité je potvrzení, že klient fakturu dostal. Stačí odpověď na e-mail nebo záznam o doručení.

Před formálním krokem pošlete předžalobní výzvu. Obsahuje částku, číslo faktury, konečnou lhůtu a upozornění, že nezaplacení povede k vymáhání. Zašlete ji způsobem, který prokáže doručení.

Soud není první krok, ale není tabu

Někteří podnikatelé si myslí, že soud je zbytečně drahý a zdlouhavý, jiní k němu sáhnou hned. Rozumný postup vede přes upomínku a předžalobní výzvu a teprve potom k žalobě nebo návrhu na platební rozkaz. Soudní poplatek se u vyhraného sporu obvykle vrací od protistrany, ale ne vždy a ne ihned.

U menších částek bývá cena právní pomoci srovnatelná s dlužnou sumou. Zvažte proto, zda se vyplatí vymáhat samostatně, nebo využít advokáta či vymáhací společnost. Pozor na ty, kdo slibují úspěch bez rizika, a čtěte smlouvu.

Pohledávku lze také postoupit jinému subjektu. Peníze dostanete rychleji, ale s odpočtem. Zjistěte, kdo ponese případné náklady.

Splátky nejsou prohra

Klient, který neplatí, nemusí být podvodník. Často řeší vlastní výpadek příjmů. Nabídka splátkového kalendáře vám umožní získat alespoň část peněz a udržet vztah.

Splátky zaznamenejte písemně: výši dluhu, termíny, důsledek zmeškání jedné splátky a uznání dluhu. Uznání dluhu je zároveň pojistka proti promlčení.

Pokud klient nekomunikuje vůbec, přestaňte dodávat další plnění, dokud neuhradí dřívější. Nový projekt pro dlužníka jen zvyšuje riziko. Mějte toto pravidlo ve smlouvě, ať ho nemusíte složitě zdůvodňovat.

Můj tip: Doporučila bych nastavit si v kalendáři připomínku na den po splatnosti každé faktury. Do upomínky pak stačí vložit připravenou šablonu, takže odeslání zabere minutu. Rychlá reakce je vaše největší výhoda.

Časté otázky

Kdy mohu klientovi přestat dodávat?

Jakmile je v prodlení a smlouva nebo obchodní podmínky takový postup umožňují. Klienta předem písemně upozorněte. Bez jasného ujednání postupujte opatrně a poraďte se s právníkem.

Musí být upomínka doporučeným dopisem?

Ne, vždy ale potřebujete prokázat, že ji klient dostal. U běžné upomínky obvykle stačí e-mail s odpovědí. U předžalobní výzvy volte raději datovou schránku nebo doporučenou zásilku.

Mohu účtovat poplatek za upomínku?

Jen pokud jste si ho ujednali ve smlouvě nebo podmínkách a výše je rozumná. Přehnané smluvní pokuty může soud snížit. Při pochybnostech si ujednání nechte posoudit právníkem.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Česká advokátní komora
• Občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.)