Šest kroků, kterými firma dojde k certifikaci ISO

ISO jsou mezinárodní normy, které popisují, jak má firma řídit určitou oblast: kvalitu, životní prostředí, bezpečnost práce nebo informační bezpečnost. Certifikát dokládá, že nezávislý orgán prověřil, že firma podle normy skutečně funguje. Výhodou je přístup k zakázkám, kde je certifikace podmínkou, a hlavně pořádek v procesech. Cesta k certifikátu má šest kroků.

Co zkratka ISO znamená

ISO je Mezinárodní organizace pro normalizaci se sídlem v Ženevě. Vydává tisíce norem, od rozměrů šroubů po systémy řízení. Pro firmy jsou nejznámější normy systémů managementu: ISO 9001 pro kvalitu, ISO 14001 pro životní prostředí, ISO 45001 pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci a ISO/IEC 27001 pro bezpečnost informací.

V Česku se normy vydávají jako ČSN EN ISO a jejich distribuci zajišťuje Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví. Samotná norma není zákon. Firma se k ní hlásí dobrovolně, často proto, že to vyžadují odběratelé.

1. Rozhodněte, proč certifikaci chcete

Nejdřív si ujasněte důvod. Požaduje ji velký zákazník? Chcete se ucházet o veřejné zakázky? Nebo potřebujete zavést pořádek ve firmě, která rychle roste? Odpověď určí, kterou normu zvolit a jak hluboko jít.

Firma, která certifikát chce jen jako „razítko“ pro zákazníka, obvykle skončí s hromadou dokumentů, které nikdo nečte. Firma, která chce zlepšit řízení, získá přínos i mimo papír.

2. Zmapujte současný stav

Pořiďte si text normy a porovnejte její požadavky s tím, jak firma funguje dnes. Tomuto srovnání se říká gap analýza. Často se ukáže, že mnoho věcí už děláte, jen nejsou popsané. Jinde chybí třeba vyhodnocování spokojenosti zákazníků, řízení dokumentů nebo pravidelné hodnocení dodavatelů.

Mapování může udělat vlastní člověk s dobrou znalostí firmy, nebo externí poradce. Poradce zrychlí práci, ale konečná odpovědnost zůstává na vedení.

3. Nastavte procesy a dokumentaci

Na základě analýzy doplníte chybějící pravidla. Popíšete hlavní procesy, určíte odpovědnosti, nastavíte měřitelné cíle a způsob, jak je vyhodnocovat. Současné verze norem kladou důraz na řízení rizik a příležitostí, ne na tlusté příručky.

Platí jednoduché pravidlo: dokumentujte to, co skutečně děláte, a jen tolik, kolik je potřeba. Postup, který existuje jen na papíře, se při auditu snadno odhalí.

4. Zaveďte systém a proškolte lidi

Nové postupy musí začít fungovat v praxi. Proškolte zaměstnance, vysvětlete jim, proč se věci mění, a nechte systém několik měsíců běžet. Během té doby vznikají záznamy, které auditor bude chtít vidět: výsledky kontrol, řešené reklamace, hodnocení dodavatelů.

Bez zapojení lidí systém nefunguje.

5. Udělejte interní audit a přezkoumání vedením

Před certifikací norma vyžaduje interní audit, tedy vlastní kontrolu, zda systém odpovídá požadavkům a funguje. Interní auditor by neměl kontrolovat svou vlastní práci. Ve velké firmě to bývá vyškolený zaměstnanec z jiného oddělení, v malé firmě externí spolupracovník.

Následuje přezkoumání systému vedením. Vedení vyhodnotí výsledky auditu, plnění cílů a přijme opatření ke zlepšení. Tento krok je povinný a auditor se na něj vždy ptá.

6. Projděte certifikačním auditem

Certifikaci provádí nezávislý certifikační orgán. Vybírejte takový, který je akreditovaný, v Česku akreditaci uděluje Český institut pro akreditaci. Audit má obvykle dvě fáze: kontrolu dokumentace a připravenosti, poté prověrku přímo v provozu.

Pokud auditor najde neshody, firma je musí v dohodnuté lhůtě odstranit. Certifikát se vydává na tři roky a každý rok probíhá dozorový audit. Po třech letech následuje recertifikace.

Jaké výhody firma získá

Nejviditelnější výhodou je přístup k zakázkám a odběratelům, kteří certifikaci vyžadují. Méně viditelné, ale často cennější, jsou vnitřní přínosy: jasné odpovědnosti, méně opakovaných chyb, rychlejší zaškolení nových lidí a data pro rozhodování.

Normy navíc mají společnou strukturu, takže firma, která zvládla jednu, snadno přidá další. Výrobní podnik často začne kvalitou podle ISO 9001 a později doplní životní prostředí nebo bezpečnost práce do jednoho integrovaného systému. Audity pak probíhají současně a ušetří se čas.

Pro malou firmu je dobrou zprávou, že normy nevyžadují velké oddělení kvality. Rozsah systému se přizpůsobuje velikosti a složitosti organizace. Ve firmě s deseti lidmi může celý systém řídit majitel s jedním spolupracovníkem a dokumentace se vejde do několika přehledných souborů.

Certifikace má ale i náklady: čas zaměstnanců, poplatky certifikačnímu orgánu, případně poradci. Vyplatí se tam, kde systém skutečně používáte k řízení firmy, ne jen k vyvěšení certifikátu na recepci.

Zdroje

• Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví
• Český institut pro akreditaci
• Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO)