Jak vystavit fakturu, aby ji klient zaplatil včas

Faktura, které chybí jediný údaj, se často vrací k doplnění a peníze přijdou o týden později. Účetní oddělení větších klientů přitom kontrolují každou kolonku a výjimky neudělají. Dobrá faktura je proto hlavně přesná: jasně říká, kdo komu co dodal, kolik se platí a kam. Následující otázky vycházejí z toho, na co se začínající živnostníci ptají nejčastěji, a vedou vás od prvního řádku až po situaci, kdy klient neplatí.

Co musí na faktuře být vždy?

Základ tvoří označení dodavatele a odběratele: jméno nebo obchodní firma, adresa sídla a identifikační číslo. Plátce DPH k tomu přidává daňové identifikační číslo. Bez těchto údajů se faktura nedá spárovat s obchodním případem.

Dále patří na doklad číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti a popis dodaného plnění. Popis pište konkrétně, například „Návrh a zpracování katalogu, říjen“, ne jen „služby“. Klient podle něj zařazuje náklad do účetnictví a vágní text vyvolá doplňující dotaz.

Pokud jste plátce DPH, přibývají údaje o základu daně, sazbě a výši daně a o dni uskutečnění zdanitelného plnění. Přesný výčet najdete v zákoně o dani z přidané hodnoty, jehož znění se mění, takže ho před nastavením šablony ověřte. Neplátce takové řádky na fakturu nepíše.

Jak nastavit splatnost, aby dávala smysl?

Splatnost se řídí smlouvou nebo objednávkou. Pokud nic domluveno nebylo, stanovíte ji sami a klient ji může zpochybnit, proto je lepší dohodnout ji předem. Ve firemním styku bývá zvykem čtrnáct nebo třicet dní od vystavení.

Krátká splatnost pomáhá vašemu cash flow, ale u velkých firem narazí na pevné platební dny. Řada z nich platí jednou či dvakrát měsíčně a faktura doručená den po uzávěrce čeká do dalšího kola. Zeptejte se proto na platební kalendář klienta ještě před první zakázkou.

Datum vystavení nepředdatujte ani nezpětně neměňte. Doklad s datem před dodáním plnění budí podezření a komplikuje kontrolu. Fakturu posílejte hned, jakmile je práce převzatá.

Jaké údaje k platbě uvést?

Číslo účtu s kódem banky a variabilní symbol jsou minimum. Variabilní symbol zpravidla odpovídá číslu faktury, takže vám banka při příchozí platbě rovnou ukáže, který doklad byl uhrazen. U zahraničních klientů přidejte IBAN a BIC.

Částku uvádějte jednoznačně, včetně měny. Pokud fakturujete v eurech, napište, zda se přepočet řídí kurzem k určitému dni, jinak se lidé dohadují o drobných rozdílech. Zaokrouhlování řešte stejně pokaždé.

QR kód pro platbu ušetří překlepy v čísle účtu a mnoho účetních programů ho generuje automaticky. Ověřte si ale, že se po vytištění nebo exportu do PDF zobrazuje čitelně. Chybný kód je horší než žádný.

Co když klient fakturu zpochybní?

Nejčastějším důvodem bývá nesoulad s objednávkou: jiná částka, jiný rozsah nebo chybějící číslo objednávky, které klient vyžaduje. Zeptejte se, co přesně nesedí, a opravte to dobropisem a novou fakturou. Původní doklad neupravujte přepisem.

Pomáhá písemná stopa. Odsouhlasený rozsah v e-mailu, předávací protokol nebo schválená verze práce dokážou víc než ústní ujištění. Při sporu o kvalitu se vždy vracíte k tomu, co bylo zadáno.

Částečně sporná faktura neznamená, že klient smí zadržet všechno. Požádejte o úhradu nesporné části a o upřesnění zbytku. Jednání vedené věcně a písemně šetří čas obou stran.

Co dělat, když faktura zůstane nezaplacená?

Den po splatnosti pošlete krátké a věcné upozornění s přiloženou fakturou. Mnoho prodlení vzniká tím, že doklad uvízl u nesprávného člověka. Telefonát bývá rychlejší než třetí e-mail.

Při dalším zpoždění přichází na řadu písemná výzva s novým termínem. Do prodlení se vztahuje zákonný úrok z prodlení, jehož výši stanoví předpis a mění se, proto ji ověřte u Ministerstva spravedlnosti. Případný postup k soudu nebo k exekuci konzultujte s právníkem či advokátní poradnou.

Při dlouhodobé spolupráci zvažte zálohu na začátku nebo rozdělení platby na etapy. Nový klient bez historie dostane kratší splatnost a menší první zakázku. Opatrnost před zahájením práce vás stojí méně než vymáhání.

Časté otázky

Musí být faktura podepsaná a orazítkovaná?

Ne, podpis ani razítko zákon pro fakturu nevyžaduje. Důležité je, aby obsahovala povinné údaje a byla srozumitelná. Razítko se někdy objevuje ze zvyku nebo na žádost klienta, ale platnost dokladu neurčuje.

Jak dlouho mám faktury archivovat?

Doba závisí na druhu dokladu a předpisu, obvykle se počítá v letech. U daňových dokladů plátců DPH platí delší lhůty než u jiných dokladů. Konkrétní lhůty zjistíte na Finanční správě nebo u účetní.

Mohu fakturu poslat jen e-mailem?

Ano, elektronická faktura je běžná, pokud s ní příjemce souhlasí. Posílejte ji v PDF, aby se údaje nedaly omylem změnit. Dohodněte se předem na adrese, která fakturu přijímá.

Co když jsem chybně uvedl částku?

Vystavte opravný doklad, u plátců DPH dobropis, a pak novou správnou fakturu. Starý doklad se neruší přepisem. Oba dokumenty uschovejte spolu, aby bylo vidět, jak k opravě došlo.

Můj tip: Doporučila bych vytvořit si jednu šablonu faktury, ve které se mění jen číslo, datum, popis a částka. Před odesláním ji vždy zkontrolujte podle krátkého seznamu o pěti bodech: identifikace, popis, částka, účet, splatnost. Chyby ve fakturách se tak téměř vytratí.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Finanční správa České republiky
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty