Daňová evidence, nebo podvojné účetnictví? Rozdíl je v detailu

Obě soustavy slouží ke stejnému cíli, totiž spočítat základ daně z příjmů. Liší se tím, kolik toho zachycují a kolik práce vyžadují. Daňová evidence sleduje hlavně peníze a majetek, podvojné účetnictví popisuje i to, co ještě není zaplaceno. Většina živnostníků začíná u jednodušší varianty a o změně uvažuje, až když podnik naroste nebo ji vyžaduje zákon. Níže jsou základní rozdíly od nejobecnějších po detaily, které rozhodují o každodenní práci.

Co mají obě soustavy společné

Obě vedou záznamy o příjmech a výdajích a obě končí daňovým přiznáním. Podklady jsou stejné, tedy faktury, výpisy z účtu, pokladní doklady a smlouvy. Rozdíl je v tom, jak se z nich skládá výsledek.

Doklady musíte uchovávat po dobu stanovenou zákonem, ať vedete cokoli. Délku lhůt ověřte u daňového poradce nebo na stránkách finanční správy. Neúplná evidence může vést k odhadu základu daně.

Obě soustavy lze vést ručně, v tabulce i v programu. Pro start často stačí jednoduchá tabulka s daty, částkami a kategoriemi. Při větším počtu dokladů se program vyplatí.

Daňová evidence: peníze, majetek a dluhy

Daňová evidence zachycuje příjmy a výdaje, které se zpravidla uplatňují při zaplacení. Vedle toho eviduje majetek, pohledávky a závazky. Je určena pro fyzické osoby, které nemají povinnost vést účetnictví.

Největší výhodou je přehlednost. Když je faktura zaplacená, vidíte příjem; když ne, zatím ho do výsledku nezapočítáte. Situaci tak pochopíte i bez účetních znalostí.

Slabinou je omezený pohled do budoucna. Rozpracované zakázky ani nevyfakturované závazky se v základní evidenci neprojeví. Pro řízení firmy je proto vhodné vést pohledávky a závazky odděleně.

Podvojné účetnictví: každá věc dvakrát

Název odkazuje na princip, že každá operace se zapisuje dvakrát, na dvě různé strany účtů. Vznikne tak kontrolní systém, v němž se součty musí shodovat. Výstupem je rozvaha a výkaz zisku a ztráty.

Účtuje se podle časového rozlišení: výnos patří do období, kdy vznikl, ne kdy přišly peníze. Faktura vystavená v prosinci a zaplacená v lednu tak patří do prosince. Proto lépe odráží skutečný výkon firmy.

Cenou za přesnost je náročnost. Vedení vyžaduje znalost účtového rozvrhu a předpisů, proto většina podnikatelů najímá účetní. Náklady se promítnou do ceny služby.

Kdo musí vést účetnictví a kdo si může vybrat

Účetnictví musí vést obchodní společnosti, například s.r.o., družstva a další právnické osoby. Fyzická osoba je povinna účtovat například při zápisu do obchodního rejstříku nebo po překročení zákonného limitu obratu. Přesná pravidla stanoví zákon o účetnictví a jeho znění ověřte.

OSVČ mimo tyto případy si může zvolit podvojné účetnictví dobrovolně. Důvodem bývá požadavek banky, investora nebo partnera, který chce vidět rozvahu. Režim se obvykle mění od začátku zdaňovacího období.

Přechod mezi režimy má daňové dopady, například v časovém rozlišení výnosů a nákladů. Změnu proto konzultujte s poradcem předem. Chyby při přechodu se opravují těžko.

Srovnání v kostce

Tabulka shrnuje rozdíly, které jsou pro začínajícího podnikatele nejzřetelnější. Konkrétní povinnosti vždy ověřte pro svou právní formu.

Kritérium	Daňová evidence	Podvojné účetnictví
Pro koho	OSVČ bez povinnosti účtovat	Obchodní společnosti, vybrané OSVČ
Princip	Peníze, majetek, závazky	Časové rozlišení, dvojí zápis
Výstup	Přehled příjmů a výdajů	Rozvaha, výkaz zisku a ztráty
Náročnost	Nižší, zvládne i podnikatel	Vyšší, obvykle účetní
Přehled o firmě	Základní	Podrobný

Lepší není jedna soustava, ale ta, která odpovídá velikosti podniku. Pro drobné služby stačí evidence, pro obchod se zásobami nebo s úvěry se hodí účetnictví.

Detaily, které se přehlížejí

Daňová evidence má vlastní pravidla pro majetek. Dlouhodobý majetek se odepisuje, zatímco drobný majetek lze zpravidla uplatnit jako výdaj najednou. Hranice se mohou měnit, ověřte je pro daný rok.

Podvojné účetnictví vyžaduje uzávěrku, inventarizaci a u některých firem audit či zveřejnění závěrky v rejstříku. To je další náklad a termín, který musíte hlídat.

V obou soustavách archivujte i smlouvy a komunikaci s klienty. Při kontrole finanční správou se hájíte doklady. A pokud nevíte, jaký režim vám sedí, zeptejte se daňového poradce ještě před založením živnosti.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Finanční správa ČR
• Komora daňových poradců ČR