6 prvků cenové nabídky, které rozhodnou o objednávce

Cenová nabídka je často první písemný kontakt s novým klientem a rozhoduje o tom, zda se s vámi dohodne, nebo osloví konkurenci. Dobrá nabídka přitom není dlouhá, ale přesná. Říká, co dostane, za kolik, dokdy a jak se postupuje dál. Níže je šest prvků, které by v každé nabídce měly být, seřazených od základu po detaily, které rozhodují v posledním kole.

Popis rozsahu práce

Začněte tím, co přesně klient dostane. Místo „tvorba webu“ napište počet stránek, počet kol úprav a to, zda součástí je text či fotografie. Čím konkrétnější popis, tím méně pozdějších nedorozumění.

Stejně důležité je napsat, co nabídka neobsahuje. Pokud klient očekává překlad, ale vy ho nenabízíte, uveďte to otevřeně. Hranice rozsahu chrání vás i klienta.

Popis pište jazykem klienta, bez vlastních zkratek. Pokud mu rozumí vedoucí i účetní, bude schválení rychlejší.

Cena a co zahrnuje

Cenu uveďte jasně, s rozlišením, zda je s DPH, nebo bez. Plátce DPH to musí uvádět, neplátce může napsat, že cena je konečná. Nejasnost v této věci patří k nejčastějším důvodům nedůvěry.

Rozdělte cenu na položky, pokud to přispívá k pochopení. Klient vidí, za co platí, a snáz přijme vyšší částku. Při jednoduché službě stačí jedna celková cena.

Uveďte, co se účtuje zvlášť: cestovné, ubytování, materiál nebo dodatečné úpravy nad rámec. Skryté příplatky ničí důvěru rychleji než vyšší cena.

Termíny a závislosti

Napište, kdy začnete a kdy dokončíte. Termín ale závisí na tom, kdy klient dodá podklady, proto to v nabídce zmiňte. Věta „termín běží od dodání podkladů“ předejde sporům o zdržení.

U delších projektů rozdělte práci na etapy s dílčími termíny. Klient vidí postup a vy víte, kdy očekávat zpětnou vazbu. Zpoždění v jedné etapě se tak nepřenáší na celek bez povšimnutí.

Počítejte s rezervou. Slíbit termín těsně na hraně a pak se omlouvat je horší než slíbit o týden víc a dodat dřív.

Platební podmínky

Uveďte, kdy se platí a jakým způsobem. U větších zakázek se běžně využívá záloha na začátku a doplatek po předání. Výše zálohy záleží na povaze práce a na tom, jak důvěřujete novému klientovi.

Napište splatnost faktur a to, co se stane při prodlení. Pokud chcete účtovat smluvní pokutu nebo úrok z prodlení, musí být sjednány písemně. Přesné možnosti konzultujte s právníkem.

Zmiňte také, co se děje při zrušení zakázky. Pokud jste už část práce odvedli, patří vám za ni odměna. Jasná pravidla předem vypadají profesionálně.

Platnost nabídky

Nabídka by měla mít datum, do kdy platí. Ceny materiálu, kapacity i vaše vytížení se mění a otevřená nabídka vás zavazuje bez konce. Obvyklá doba bývá několik týdnů, podle oboru.

Uveďte také datum vystavení a číslo nabídky. Při pozdějším odkazu se na něj snadno odvoláte. Klient s více nabídkami to ocení při srovnání.

Časově omezená nabídka také mírně urychluje rozhodnutí. Nejde o nátlak, ale o jasný rámec, ve kterém se klient může rozhodnout bez dohadování.

Jasný další krok

Nabídka končí výzvou: co má klient udělat, pokud souhlasí. Může to být odpověď e-mailem, podpis nebo zaplacení zálohy. Bez výzvy nabídka často zůstane ležet.

Uveďte kontakt a nabídněte rozhovor, pokud má klient otázky. Krátký telefonát vyřeší nejasnosti rychleji než výměna zpráv. Vaše dostupnost je součástí dojmu.

Po týdnu bez odpovědi se zdvořile ozvěte. Většina nabídek neuspěje proto, že se klient neozval ani vy, ne kvůli ceně. Jednoduché připomenutí přinese víc odpovědí, než čekáte.

Časté otázky

Má být nabídka závazná?

Záleží na formulaci. Pokud napíšete, že platí do určitého data, jste jí po tuto dobu vázáni. Pro nezávazný odhad použijte slovo „orientační“ a vysvětlete, co by mohlo cenu změnit.

Mám uvádět cenu jako rozmezí?

U práce, jejíž rozsah se zjistí až za běhu, je rozmezí poctivé. Uveďte, co ovlivní konečnou částku. Pevnou cenu nabídněte teprve tehdy, když znáte zadání.

Jak dlouhá má být nabídka?

Pro běžnou zakázku stačí jedna až dvě strany. Detaily patří do přílohy. Klient by měl hlavní body najít na první straně.

Můj tip: Doporučila bych vytvořit si jednu vlastní šablonu nabídky se všemi šesti oddíly a pokaždé ji upravit jen v popisu, ceně a termínech. Sníží se tím riziko, že na něco zapomenete, a ušetříte čas. Před odesláním si ji přečtěte očima klienta.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Hospodářská komora České republiky